Amaç ve kapsam. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") m.10 ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ("Aydınlatma Tebliği") uyarınca, veri sorumlusu COTA CRM ("Şirket") tarafından, cotacrm.com alan adı ve alt alan adlarında yayımlanan web sitesi ile burada sunulan demo ve tanıtım hizmetlerine ilişkin olarak hazırlanmıştır. Metin, siteyi ziyaret eden, demo talep eden, iletişim formunu dolduran, ilgili kişi başvurusunda bulunan ve paylaşımlı demo ortamını kullanan gerçek kişileri kapsar.
1. Veri sorumlusunun kimliği
Veri sorumlusu, yukarıda kimlik ve iletişim bilgileri yer alan COTA CRM'dir. Şirket, Veri Sorumluları Sicili (VERBİS) kayıt yükümlülüğü bakımından Kurul'un istisna kararları çerçevesinde durumunu her yıl değerlendirir; kayıt yükümlülüğü doğduğunda sicil bilgileri bu metne eklenir.
2. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Veri | Toplandığı kanal |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad | Demo talep formu, iletişim formu, ilgili kişi başvuru formu |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası | Aynı formlar |
| Mesleki / müşteri işlem | Sektör, ilgilenilen paket, mesaj içeriği, talep türü | Aynı formlar |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi (User-Agent), istek zamanı, oturum ve CSRF çerezleri, hız sınırı sayaçları | Otomatik — sunucu erişim kayıtları ve zorunlu çerezler |
| Rıza kayıtları | Çerez tercihi (kategori, metin sürümü, zaman), aydınlatma teyidi ve ticari ileti onayının zamanı | Çerez banner'ı, formlardaki onay kutuları |
| Ziyaret analitiği (yalnız açık rıza ile) | Görüntülenen sayfa yolu ve zamanı, yönlendiren alan adı, kampanya parametreleri, cihaz türü, tarayıcı ve işletim sistemi ailesi, ekran boyutu, dil, saat dilimi, rastgele ziyaretçi kimliği (cota_vid), IP adresinin günlük tuzlu tek yönlü özeti | Analitik çerezi (birinci taraf) |
Şirket, web sitesi üzerinden özel nitelikli kişisel veri (Kanun m.6) toplamaz; formlara bu tür veri yazılmaması rica olunur. Yazılmış olması hâlinde veri, başvurunun gereği dışında işlenmez ve mümkün olan en kısa sürede silinir.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Demo talebinin alınması, paylaşımlı demo hesabına yönlendirme ve talebe ilişkin geri dönüş yapılması | Kanun m.5/2-c — bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (sözleşme öncesi görüşme) |
| İletişim formuyla iletilen soru ve taleplerin yanıtlanması | Kanun m.5/2-f — ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati |
| Web sitesinin güvenli, kesintisiz ve doğru çalışması; sahte istek, kötüye kullanım ve saldırıların önlenmesi | Kanun m.5/2-f — meşru menfaat; m.5/2-ç — hukuki yükümlülük (5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik uyarınca trafik bilgisinin tutulması) |
| Çerez tercihinin ve verilen rızaların ispat amacıyla kaydedilmesi | Kanun m.5/2-ç — hukuki yükümlülük (rızanın ispatı veri sorumlusuna aittir); m.5/2-e — bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Ziyaret istatistiklerinin ölçülmesi, içerik ve deneyimin iyileştirilmesi (analitik çerez) | Kanun m.5/1 — açık rıza. Kurul'un Çerez Uygulamaları Hakkında Rehberi doğrultusunda zorunlu olmayan çerezler için rıza alınır; rıza verilmezse bu veriler hiç toplanmaz |
| Ticari elektronik ileti (kampanya, duyuru, bilgilendirme) gönderimi | Kanun m.5/1 — açık rıza; 6563 sayılı Kanun m.6 ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca ayrı onay; onay İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilir |
| İlgili kişi başvurularının alınması, kimliğin doğrulanması ve sonuçlandırılması | Kanun m.5/2-ç — hukuki yükümlülük (Kanun m.13) |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması; uyuşmazlıklarda savunma | Kanun m.5/2-ç, m.5/2-e |
4. Kişisel verilerin aktarılması
Yurt içi: Veriler; sunucu barındırma, e-posta gönderim altyapısı ve yedekleme hizmeti aldığımız tedarikçilere yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde, yazılı veri işleme hükümleriyle bağlı veri işleyen sıfatıyla aktarılır. Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercilerine, açık ve hukuka uygun talep hâlinde aktarım yapılır. Ziyaret analitiği verileri hiçbir üçüncü taraf analitik veya reklam sağlayıcısına aktarılmaz; Şirket'in kendi altyapısında tutulur.
Yurt dışı: Kişisel verilerin yurt dışına aktarımı Kanun m.9'da (7499 sayılı Kanun ile değişik) öngörülen şartlara — yeterlilik kararı, Kurul'a bildirilen standart sözleşme veya diğer uygun güvenceler, bunların bulunmadığı istisnai hâllerde bilgilendirmeye dayalı açık rıza — tabidir. Web sitesinde yazı tipleri üçüncü taraf bir içerik dağıtım hizmetinden yüklenmekte olup bu istek sırasında IP adresiniz ilgili sağlayıcıya iletilir; Şirket bu bağımlılığı kaldırmak üzere yazı tiplerini kendi sunucusundan sunma çalışmasını yürütmektedir. Ayrıntı için Çerez Politikası'na bakınız.
5. Toplama yöntemi
Kişisel veriler; web sitesindeki formlar aracılığıyla ilgili kişinin kendisi tarafından beyan edilerek, ayrıca zorunlu çerezler ve sunucu erişim kayıtları yoluyla otomatik olarak toplanır. Analitik çerezler yalnız çerez banner'ında açık rıza verilmesi hâlinde yerleştirilir. Rıza, sayfa altındaki Çerez ayarları bağlantısından her zaman geri alınabilir; geri alma ileriye etkilidir.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| Demo ve iletişim talepleri | Talebin sonuçlanmasından itibaren 2 yıl; ticari ilişki kurulursa sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Meşru menfaat; 6102 sayılı TTK m.82; 6098 sayılı TBK m.146 genel zamanaşımı |
| Sunucu erişim (trafik) kayıtları | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun m.5 ve ilgili yönetmelik (en az 1, en fazla 2 yıl) |
| Çerez tercihi ve rıza kayıtları | Tercih çerezi 180 gün; rıza ispat kaydı ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Rızanın ispatı yükümlülüğü; genel zamanaşımı |
| Ziyaret analitiği | 180 gün; süre sonunda otomatik silinir | Kanun m.4/2-d — amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma; m.7 |
| Ticari ileti onayı ve ret kayıtları | Onayın geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl | Ticari İletişim Yönetmeliği m.13 |
| İlgili kişi başvuruları | Sonuçlandırmadan itibaren 3 yıl | Kanun m.13; Kurul uygulaması |
Süre sonunda veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca periyodik imha döneminde (en geç 6 ayda bir) silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Veri güvenliği
Şirket, Kanun m.12 gereği uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirleri alır: aktarımda TLS şifreleme, her abone işletme için ayrı ve izole veritabanı, rol bazlı erişim yetkilendirmesi, iki adımlı panel girişi, geri çözülemeyen şifre saklama, denetim kayıtları, düzenli yedekleme ve erişim sınırlamaları. Ziyaret analitiğinde IP adresi saklanmaz; yalnız günlük tuzlu tek yönlü özet kullanılır. Veri ihlali hâlinde Kanun m.12/5 ve Kurul kararı uyarınca ihlal, öğrenilmesinden itibaren 72 saat içinde Kurul'a ve makul sürede ilgili kişilere bildirilir.
8. İlgili kişinin hakları (Kanun m.11)
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- Kanun m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Başvuru usulü
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; (i) İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla, (ii) [email protected] adresine e-posta ile, (iii) yazılı ve ıslak imzalı olarak İSTANBUL adresine@if($company['kep']) veya (iv) KEP adresine@endif iletebilirsiniz. Başvuruda ad, soyad, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas adres, bildirime esas e-posta/telefon ve talep konusu bulunmalıdır. Şirket, başvurunun ilgili kişiye ait olduğunu doğrulamak için ek bilgi isteyebilir.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (Kanun m.14).
10. Değişiklikler
Şirket bu metni mevzuat ve işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre günceller. Güncel metin bu adreste yayımlanır; sayfa başındaki tarih değişikliği gösterir. Çerez kapsamını etkileyen değişikliklerde çerez banner'ı yeniden sunulur ve yeni rıza alınır.
