Adres: 501 Silverside Road, Suite #105 - 5653, Wilmington, DE 19809, USA
E-posta: [email protected]
COTA CRM, PINHAN GROUP LLC'nin bir ürünüdür. pinhangroup.com
Amaç ve kapsam. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") m.10 ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ("Aydınlatma Tebliği") uyarınca, veri sorumlusu PINHAN GROUP LLC ("Şirket") tarafından; cotacrm.com alan adı ve alt alan adlarındaki web sitesini ziyaret eden, demo talep eden, iletişim veya ilgili kişi başvuru formunu dolduran kişiler ile COTA CRM hizmetini satın alan işletmelerin hesap, faturalama ve destek süreçlerinde yer alan gerçek kişiler için hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusunun kimliği
Veri sorumlusu: PINHAN GROUP LLC (ABD'nin Delaware eyaletinde kurulu limited şirket). Adres: 501 Silverside Road, Suite #105 - 5653, Wilmington, DE 19809, USA. E-posta: [email protected]. COTA CRM, Şirket'in bir ürünüdür.
Türkiye temsilcisi: Temsilci atandığında iletişim bilgileri bu sayfada yayımlanacaktır; o zamana kadar tüm talepler [email protected] adresine iletilebilir.
VERBİS. Şirket yurt dışında yerleşik bir veri sorumlusu olarak, Kurul kararları çerçevesinde Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt ve temsilci atama yükümlülüğü kapsamında olup olmadığını değerlendirir; yükümlülük kapsamında kayıt yapıldığında ve temsilci atandığında sicil ve temsilci bilgileri bu metinde yayımlanır.
2. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Veri | Toplandığı kanal |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad | Demo, iletişim ve ilgili kişi başvuru formları; hesap oluşturma |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası | Aynı kanallar |
| Mesleki / müşteri işlem | Sektör, ilgilenilen paket, mesaj içeriği, talep türü, yönlendirme (referans) kodu; Müşteri hesabında rol ve şube bilgisi | Formlar; hesap yönetimi |
| İşlem güvenliği | IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi (User-Agent), istek zamanı, oturum ve CSRF çerezleri, hız sınırı sayaçları, giriş doğrulama kodu (özet olarak saklanır, 10 dakika geçerli), faaliyet ve denetim kayıtları, anlık bildirim belirteçleri | Otomatik; hizmet kullanımı |
| Hesap, fatura ve destek | Fatura bilgileri, ödeme ve bakiye kayıtları, destek yazışmaları | Müşteri; hizmet kullanımı |
| Rıza ve ispat kayıtları | Çerez tercihi (kategori, metin sürümü, zaman), aydınlatma teyidi ve pazarlama onayı zaman damgaları | Çerez banner'ı; formlardaki onay kutuları |
| Ziyaret analitiği (yalnız açık rıza ile) | Sayfa yolu ve zamanı, yönlendiren alan adı, kampanya parametreleri, cihaz türü, tarayıcı ve işletim sistemi ailesi, ekran boyutu, dil, saat dilimi, rastgele ziyaretçi kimliği (cota_vid), IP adresinin günlük tuzlu tek yönlü (SHA-256) özeti; ham IP saklanmaz | Analitik çerezi (birinci taraf) |
Şirket, web sitesi üzerinden özel nitelikli kişisel veri (Kanun m.6) toplamaz; formlara bu tür veri yazılmaması rica olunur. Yazılmış olması hâlinde veri, başvurunun gereği dışında işlenmez ve mümkün olan en kısa sürede silinir.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Demo talebinin alınması ve yanıtlanması; hesabın açılması, hizmetin sunulması, faturalama ve destek | Kanun m.5/2-c — bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması |
| İletişim formuyla iletilen soru ve taleplerin yanıtlanması | Kanun m.5/2-f — ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati |
| Web sitesinin ve hizmetin güvenli, kesintisiz çalışması; sahte istek, kötüye kullanım ve saldırıların önlenmesi | Kanun m.5/2-f — meşru menfaat; Kanun m.12 kapsamındaki güvenlik yükümlülüğü |
| Fatura, vergi ve ticaret mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi | Kanun m.5/2-a ve m.5/2-ç — kanunlarda açıkça öngörülmesi; hukuki yükümlülük |
| Çerez tercihinin ve rızaların ispat amacıyla kaydedilmesi; uyuşmazlıklarda savunma | Kanun m.5/2-ç, m.5/2-e — hukuki yükümlülük; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Ziyaret istatistiklerinin ölçülmesi, içerik ve deneyimin iyileştirilmesi (analitik çerez) | Kanun m.5/1 — açık rıza (Kurul'un Çerez Uygulamaları Hakkında Rehberi doğrultusunda). Rıza verilmezse bu veriler toplanmaz. Bkz. Açık Rıza Metni |
| Ticari elektronik ileti gönderimi | Kanun m.5/1 — açık rıza; 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca ayrı onay; İYS kaydı |
| İlgili kişi başvurularının alınması, kimliğin doğrulanması ve sonuçlandırılması | Kanun m.5/2-ç — hukuki yükümlülük (Kanun m.13) |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması | Kanun m.5/2-a, m.5/2-ç |
4. Kişisel verilerin aktarılması
Yurt içi. Veriler, hizmetin gerektirdiği ölçüde ve yazılı veri işleme hükümleriyle bağlı olarak; SMS iletimi için NetGsm İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş. (Müşterinin tercihi hâlinde İleti Merkezi) gibi Türkiye'de yerleşik hizmet sağlayıcılara; ayrıca hukuka uygun talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine aktarılabilir.
Yurt dışı. Kişisel verileriniz Almanya (Avrupa Birliği) bulunan veri merkezinde barındırılır; veri sorumlusu Şirket ABD'de kuruludur ve verilere ABD'den erişilir. Ayrıca e-posta iletimi, bot koruması ve şifreli yedekleme, anlık bildirim, WhatsApp (Müşteri bağlarsa) ve yapay zekâ asistanı hizmetleri için ABD'de yerleşik alt işleyenler kullanılır. Alt işleyenlerin güncel listesi Alt İşleyenler sayfasındadır. Bu aktarımlar Kanun m.9 (7499 sayılı Kanun ile değişik, 1 Haziran 2024) uyarınca Kurul tarafından yayımlanan standart sözleşme mekanizmasına veya m.9'daki diğer güvencelere dayanır; standart sözleşme metni değiştirilmeden imzalanır ve Kurul'a süresi içinde (imzadan itibaren beş iş günü) bildirilir. Olağan yurt dışı aktarımlarda açık rıza hukuki dayanak olarak kullanılmaz. Analitik verileri Almanya'da saklanır ve Şirket tarafından (ABD merkezli) işlenir; bu bilgi, rızanıza ilişkin aydınlatmanın bir parçasıdır.
5. Toplama yöntemi
Kişisel veriler; web sitesindeki formlar aracılığıyla ilgili kişinin kendisi tarafından beyan edilerek, hesap oluşturma ve hizmet kullanımı sırasında ve zorunlu çerezler ile sunucu erişim kayıtları yoluyla otomatik olarak toplanır. Analitik çerezler yalnız çerez banner'ında açık rıza verilmesi hâlinde yerleştirilir. Rıza, Çerez ayarları bağlantısından her zaman geri alınabilir; geri alma ileriye etkilidir.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre |
|---|---|
| Demo ve iletişim talepleri | Son iletişimden itibaren en fazla 2 yıl |
| Sunucu erişim (güvenlik) kayıtları | Güvenlik amacıyla gerekli süre; en fazla 2 yıl |
| Çerez tercihi | 180 gün (çerez); rıza ispat kaydı, yasal zamanaşımı süresince |
| Ziyaret analitiği | 180 gün; süre sonunda otomatik silinir |
| Ticari ileti onayı ve ret kayıtları | Onayın geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl |
| İlgili kişi başvuruları | Uyumun ispatı için gerekli olduğu ve yasal zamanaşımı süresince |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | Vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre |
| Hesap ve kullanıcı verileri | Sözleşme süresince; sona ermesinden sonra yukarıdaki yasal saklama süreleri saklı kalmak üzere silinir |
Süre sonunda veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Veri güvenliği
Şirket, Kanun m.12 gereği uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri alır: aktarımda TLS şifreleme, her Müşteri için ayrı veritabanı, rol ve şube bazlı erişim kontrolü, e-posta ile tek kullanımlık kodlu giriş, gizli bilgilerin şifrelenmesi, denetim kayıtları, şifreli uzak yedekleme ve analitikte ham IP saklanmaması. Veri ihlalinde Kanun m.12/5 uyarınca ihlal, öğrenilmesinden itibaren 72 saat içinde Kurul'a ve makul sürede ilgili kişilere bildirilir.
8. İlgili kişinin hakları (Kanun m.11)
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- Kanun m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (5) ve (6) numaralı bentler uyarınca yapılan işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Başvuru usulü
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; (i) İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla, (ii) [email protected] adresine e-posta ile veya (iii) yazılı olarak 501 Silverside Road, Suite #105 - 5653, Wilmington, DE 19809, USA adresine iletebilirsiniz. Başvuruda ad, soyad, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta/telefon ve talep konusu bulunmalıdır. Şirket, başvurunun size ait olduğunu doğrulamak için ek bilgi isteyebilir.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (Kanun m.14).
10. Değişiklikler
Şirket bu metni mevzuat ve işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre günceller. Güncel metin bu adreste yayımlanır; sayfa başındaki tarih değişikliği gösterir. Çerez kapsamını etkileyen değişikliklerde çerez banner'ı yeniden sunulur ve yeni rıza alınır.
